Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Danila Kruzilins, ditta individuale, P.IVA 03095410357, con sede in Italia, esercente l'attività con il marchio "IVOT" tramite il sito ivotagent.com (di seguito "IVOT", "noi" o "il Titolare").

Contatto per qualsiasi richiesta privacy e per l'esercizio dei diritti: info@ivotagent.com.

Non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): non ricorrono le condizioni dell'art. 37 GDPR. Il punto di contatto resta l'indirizzo qui sopra.

2. A chi si rivolge questa informativa

IVOT tratta dati di persone diverse, con ruoli diversi. Leggi la parte che ti riguarda:

• Clienti IVOT — imprenditori e aziende che hanno un account sulla piattaforma. Qui IVOT è titolare.
• Contatti dei clienti ("lead") — persone che scrivono a un'attività che usa IVOT, compilano un suo modulo, la chiamano o ricevono da lei un messaggio. Qui IVOT è responsabile e il titolare è l'attività: vedi §5.
• Visitatori del sito — chi naviga su ivotagent.com senza avere un account.
• Candidati — chi invia una candidatura tramite "Lavora con noi".

3. Quali dati trattiamo

a) Dati dell'account. Nome, email, telefono, credenziali (anche via Google OAuth), dati di fatturazione e abbonamento, preferenze di notifica, richieste di supporto, log di accesso.

b) Dati sulla tua attività. Nome, sito web, descrizione dell'attività ("DNA"), settore, città di riferimento, budget pubblicitario, orari di lavoro, identificativi degli account collegati (Meta, Google, ChatGPT Ads), numero WhatsApp Business, ID del pixel.

c) Contenuti che colleghi o carichi. Documenti, listini, preventivi passati, fogli di calcolo, file importati da Google Drive o OneDrive, contenuto delle email della casella Gmail collegata, eventi del calendario collegato, dati letti dai servizi esterni che scegli di collegare (§8). Questi contenuti alimentano la memoria dell'agente e possono contenere dati personali di terzi: la loro liceità dipende da te, che ne sei titolare.

d) Conversazioni. Messaggi scambiati su WhatsApp, Instagram e Messenger tramite la piattaforma, inclusi allegati, messaggi vocali e relative trascrizioni.

d-bis) Contenuti già presenti quando colleghi un canale. Quando colleghi WhatsApp Business, la casella email, il calendario o una cartella su Drive/OneDrive, l'accesso non riguarda solo quello che arriva da lì in avanti: comprende anche il contenuto già presente nel canale — le conversazioni WhatsApp degli ultimi mesi che la piattaforma rende disponibili (fino a sei), le email già nella casella, gli appuntamenti passati e futuri, i file già caricati nelle cartelle indicate. Serve perché l'agente sappia com'è andata finora invece di ripartire da zero, e finisce nella memoria del tuo account. Se non lo vuoi, non collegare quel canale: puoi anche scollegarlo in qualsiasi momento e chiedere la cancellazione di quanto già acquisito.

e) Telefonate. Se attivi l'agente telefonico: numero chiamante, data e durata, registrazione audio e trascrizione della conversazione, esito della chiamata ed eventuali appuntamenti fissati. Vedi §7.

f) Dati dei contatti generati ("lead"). Nome e cognome, email, telefono, indirizzo IP, user-agent, contenuto dei messaggi, fase commerciale, note, importi, consenso marketing espresso nel modulo.

g) Dati di navigazione e misurazione. Con il tuo consenso: statistiche di utilizzo del sito (Google Analytics 4), attribuzione degli affiliati (PromoteKit), eventi di conversione trasmessi a Meta tramite pixel e Conversions API (email e telefono solo pseudonimizzati con hash SHA-256, più IP e user-agent). Senza consenso questi strumenti non vengono caricati affatto. Dettagli nella Cookie Policy.

h) Candidature. Nome, contatti e le informazioni che ci invii spontaneamente.

Non chiediamo e non vogliamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR: salute, opinioni, orientamenti, dati biometrici). Se il tuo settore comporta il loro trattamento — per esempio uno studio medico o dentistico — sei tu a doverne valutare la liceità e a configurare l'agente perché non li raccolga né li conservi.

4. Finalità e basi giuridiche

• Erogazione del servizio (campagne, agenti IA, CRM, preventivi, landing page, calendario, report) — esecuzione del contratto, art. 6(1)(b).
• Pagamenti, fatturazione, adempimenti fiscali — contratto e obbligo legale, art. 6(1)(b) e (c).
• Comunicazioni di servizio (notifiche, riepiloghi, email transazionali) — contratto, art. 6(1)(b).
• Statistiche di utilizzo del sito (Google Analytics 4) — consenso, art. 6(1)(a).
• Misurazione pubblicitaria e remarketing (Meta pixel e Conversions API) — consenso, art. 6(1)(a).
• Programma affiliati (attribuzione delle provvigioni) — consenso, art. 6(1)(a): l'attribuzione richiede un cookie e senza consenso non avviene.
• Registrazione delle telefonate — vedi §7.
• Sicurezza, log, prevenzione degli abusi e delle frodi — legittimo interesse, art. 6(1)(f).
• Miglioramento del servizio tramite dati aggregati e statistiche non riferibili a persone — legittimo interesse, art. 6(1)(f).
• Difesa in giudizio — legittimo interesse, art. 6(1)(f).

Dove la base è il consenso puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento già effettuato. Dove la base è il legittimo interesse puoi opporti (art. 21 GDPR) scrivendoci.

5. I dati dei tuoi contatti: chi risponde di cosa

Per i dati dei lead, delle conversazioni, delle telefonate e dei contenuti che colleghi, il titolare del trattamento sei tu, l'attività che usa IVOT. IVOT agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e tratta quei dati solo per fornirti il servizio, secondo le tue istruzioni.

Questo comporta obblighi tuoi che non possiamo assolvere al posto tuo:

• dare una tua informativa ai tuoi contatti e raccogliere le basi giuridiche necessarie (incluso il consenso marketing dove serve);
• rispondere alle richieste di esercizio dei diritti che ti arrivano;
• non caricare in piattaforma dati che non sei legittimato a trattare.

L'accordo sul trattamento dei dati (DPA, art. 28) è disponibile su richiesta a info@ivotagent.com e si intende parte del contratto.

Se sei un lead e vuoi esercitare i tuoi diritti, rivolgiti all'attività che ti ha contattato; puoi anche scrivere a noi e inoltreremo la richiesta al titolare. Nelle conversazioni WhatsApp puoi fermare i messaggi automatici in qualsiasi momento scrivendo "stop".

6. Intelligenza artificiale: cosa fa, con cosa, e cosa non fa

IVOT usa modelli di IA per scrivere inserzioni e contenuti, generare immagini, rispondere ai messaggi dei clienti, trascrivere vocali e telefonate, classificare le email, redigere preventivi e proporre azioni.

Ti stai parlando con un'IA, e te lo diciamo. In attuazione dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act"), gli agenti che parlano con persone si dichiarano tali: l'agente WhatsApp lo dichiara nel primo messaggio — è un controllo tecnico, non una raccomandazione: senza quella dichiarazione la risposta automatica non si accende — e l'agente telefonico lo dichiara all'inizio della chiamata. I contenuti generati o modificati dall'IA sono riconoscibili come tali all'interno della piattaforma.

Quali fornitori. Le richieste passano da OpenRouter Inc. (USA), che le instrada ai fornitori dei modelli: OpenAI (modelli GPT, trascrizione audio, embedding) e Google (modelli Gemini, inclusa la generazione di immagini). L'agente telefonico usa ElevenLabs (voce, trascrizione, analisi della conversazione).

Cosa viene trasmesso. Solo ciò che serve a produrre la risposta richiesta: la descrizione della tua attività, i documenti e i contenuti che hai collegato, il testo della conversazione in corso, l'audio da trascrivere, le immagini di riferimento caricate.

Addestramento. Selezioniamo, dove il fornitore lo consente, l'opzione che esclude l'uso dei dati per l'addestramento dei modelli, e non cediamo i tuoi dati a terzi perché li usino per addestrare i propri. Le condizioni dei singoli fornitori possono cambiare: gli aggiornamenti rilevanti li comunichiamo.

Decisioni automatizzate. Non prendiamo decisioni interamente automatizzate che producano effetti giuridici o similmente significativi sulle persone ai sensi dell'art. 22 GDPR. L'IA propone, tu decidi: la pubblicazione di un'inserzione, l'invio di un preventivo, l'attivazione di un'automazione e il cambio di piano richiedono un'approvazione umana esplicita. La qualificazione automatica di un contatto e le proposte della sezione Approvazione sono suggerimenti, non decisioni.

Limiti dell'IA. I modelli possono sbagliare e produrre contenuti inesatti. I contenuti generati vanno riletti prima di usarli verso l'esterno. Non usare gli agenti per fornire consulenza medica, legale o finanziaria a terzi, né per usi vietati dall'art. 5 dell'AI Act (fra gli altri: riconoscimento delle emozioni, punteggio sociale, tecniche manipolative).

7. Registrazione delle telefonate

Se attivi l'agente telefonico, le chiamate vengono registrate e trascritte per consentire il servizio (fissare appuntamenti, dare informazioni), per farti rileggere cosa è stato detto e per verificare la qualità delle risposte.

• Base giuridica: per te che sei nostro cliente, esecuzione del contratto (art. 6(1)(b)). Verso chi chiama, il titolare sei tu: devi darne informativa all'inizio della chiamata e raccogliere la base giuridica adeguata — l'agente lo annuncia, ma la responsabilità del contenuto dell'annuncio e della sua correttezza resta tua.
• Cosa si conserva: audio, trascrizione, numero, orario, durata, esito.
• Come si spegne: disattivando l'agente telefonico dalla piattaforma.

Se le chiamate riguardano lavoratori dipendenti, ricorda che il controllo a distanza dell'attività dei lavoratori è soggetto all'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

8. Destinatari dei dati

Ci avvaliamo dei fornitori qui elencati, nominati responsabili del trattamento dove agiscono per nostro conto, o titolari autonomi per i servizi che erogano in proprio. Salvo diversa indicazione, la sede è negli Stati Uniti.

Infrastruttura

• Vercel Inc. — hosting dell'applicazione e log tecnici.
• Supabase Inc. — database, autenticazione, archiviazione dei file.
• Resend Inc. — invio delle email transazionali e di notifica.

Intelligenza artificiale

• OpenRouter Inc. — instradamento delle richieste ai modelli.
• OpenAI — modelli di linguaggio, trascrizione audio, embedding.
• Google LLC — modelli Gemini, generazione di immagini.
• ElevenLabs — agente telefonico: sintesi vocale, trascrizione, analisi delle chiamate.

Pubblicità e canali di messaggistica

• Zernio — infrastruttura tecnica per pubblicare le inserzioni e gestire WhatsApp Business, Instagram e Messenger. Custodisce le chiavi degli account pubblicitari collegati.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanda, per l'area UE) — Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger: pubblicazione, messaggistica, misurazione delle conversioni.
• OpenAI, L.L.C. (USA) — inserzioni dentro ChatGPT e misurazione delle relative conversioni: riceve, previo consenso, l'identificativo di attribuzione, l'indirizzo IP, lo user-agent e l'email pseudonimizzata con hash SHA-256.
• Google LLC — Google Ads, Google Business Profile, Google Analytics 4, Google Fonts.
• OpenAI — ChatGPT Ads, quando colleghi un account pubblicitario ChatGPT.
• TikTok, LinkedIn, YouTube — pubblicazione dei contenuti sui canali che colleghi.

Pagamenti

• Stripe Inc. — pagamenti e abbonamenti. I dati della carta non transitano dai nostri sistemi e non li conserviamo.
• PromoteKit — attribuzione del programma affiliati, solo con consenso ai cookie.

Servizi che colleghi tu — attivi solo se sei tu ad autorizzarli, e limitati a ciò che l'autorizzazione consente:

• Google — Gmail, Calendar, Drive, Business Profile.
• Microsoft — account e archivio OneDrive.
• Notion, Linear, Stripe, Intercom, Asana, Canva, Atlassian, Sentry, Zapier — connettori esterni dell'agente. Sul canale WhatsApp sono ammesse solo operazioni di lettura: su quel numero scrive chiunque, e uno strumento di scrittura comandato dal messaggio di uno sconosciuto è un rischio che non accettiamo.

Altri

• OpenStreetMap Foundation (Regno Unito) — mappe e geocodifica delle città per il targeting.

I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti contabili e legali, e alle autorità quando la legge lo impone. Non vendiamo i dati e non li cediamo a terzi per il loro marketing.

L'elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta a info@ivotagent.com.

9. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Diversi fornitori hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base di una o più delle seguenti garanzie, ai sensi del Capo V del GDPR: decisione di adeguatezza per i fornitori certificati nell'EU-US Data Privacy Framework, oppure Clausole Contrattuali Standard (Decisione UE 2021/914) accompagnate da misure supplementari, incluse cifratura in transito e minimizzazione dei dati trasmessi.

Puoi chiederci copia delle garanzie adottate scrivendo a info@ivotagent.com.

10. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Account e dati dell'attività — per tutta la durata del rapporto, poi cancellati entro 30 giorni dalla chiusura, salvo quanto segue.
• Documenti fiscali e contabili — 10 anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale).
• Lead, conversazioni, telefonate e contenuti collegati — per la durata del servizio, secondo le tue istruzioni in qualità di titolare; cancellati entro 30 giorni dalla chiusura dell'account o su tua richiesta.
• Registrazioni delle chiamate — 12 mesi, salvo necessità di difesa in giudizio.
• Log tecnici e di sicurezza — 12 mesi.
• Candidature — 12 mesi dalla ricezione.
• Cookie e identificatori — secondo le durate indicate nella Cookie Policy.

11. I tuoi diritti

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR hai diritto di: accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in formato portabile, opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse e revocare il consenso in qualsiasi momento.

Per esercitarli scrivi a info@ivotagent.com. Rispondiamo entro 30 giorni, prorogabili di due mesi nei casi complessi previsti dall'art. 12(3) GDPR, dandotene avviso.

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o ricorso all'autorità giudiziaria.

12. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR): cifratura dei dati in transito (HTTPS/TLS), politiche di accesso a livello di riga sul database (RLS), verifica delle firme dei webhook, chiavi di servizio usate solo lato server e mai esposte al browser, pseudonimizzazione con hash SHA-256 dei contatti trasmessi a Meta, accesso ai dati limitato a chi ne ha necessità, backup gestiti dal fornitore del database.

Le chiavi degli account pubblicitari che colleghi non vengono salvate nei nostri sistemi: le custodisce il fornitore dell'integrazione. In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio per i tuoi diritti, notificheremo al Garante entro 72 ore e a te senza ingiustificato ritardo, come previsto dagli artt. 33 e 34 GDPR.

13. Minori

Il servizio è riservato a maggiorenni e destinato a un uso esclusivamente professionale. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 18 anni. Se ci accorgiamo di averne raccolti, li cancelliamo.

14. Cookie

Le tecnologie di tracciamento sono descritte nella Cookie Policy, dove trovi anche come cambiare o revocare le tue scelte.

15. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. Le modifiche sostanziali — nuovi fornitori, nuove finalità, nuove categorie di dati — vengono comunicate tramite il sito o via email prima che abbiano effetto. La data di ultimo aggiornamento è indicata in alto.

16. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta: info@ivotagent.com.