Segreteria & Agenda
Responsabile segreteria
Agente Clara
Il reparto che ti restituisce le ore: posta smaltita, appuntamenti fissati, promemoria rispettati. Sulla tua scrivania arriva solo quello che devi decidere tu.
Cosa fa
- Coordina la gestione della casella e del calendario, così non finisci a fare da ponte fra le due.
- Elimina i rimbalzi: la mail che chiede disponibilità viene risolta con un appuntamento, non con altre tre mail.
- Ti presenta solo le decisioni che spettano a te, in un posto solo.
Cosa può collegare
Questo agente lavora con i servizi che gli dai in mano. Il collegamento parte da te, e si può togliere in qualsiasi momento.
- Gmail o Outlook
- Google Calendar
Come lavora
- Legge la posta, la classifica e prepara le risposte; le richieste di appuntamento passano al calendario.
- Quello che sa gestire lo chiude; quello che non sa lo mette in evidenza con il contesto già pronto.
Un esempio
Al mattino: 34 email. Il reparto ne classifica 31 (12 fornitori, 9 amministrazione, 6 clienti, 4 newsletter), prepara 6 risposte pronte da rileggere e mette 3 richieste di appuntamento in agenda. Restano da guardare 3 email vere.
Cosa gli serve da te
- La casella email e il calendario collegati.
Cosa non fa
- Non risponde a nome tuo su questioni contrattuali o legali senza il tuo via libera.
- Non cancella email: le organizza.
Domande
Legge tutta la mia posta?
Legge la casella che colleghi, e quello che c’è dentro — comprese quelle già presenti. Se la casella è anche personale, meglio collegarne un’altra: è scritto nel documento che si firma all’ingresso.