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Segreteria & Agenda
Gestione dell’agenda
Agente Irene
Conosce le tue disponibilità e le comunica agli altri agenti: l’appuntamento si fissa durante la conversazione, non tre email dopo.
Google Calendar
Cosa fa
- Legge le disponibilità reali dal tuo calendario, non da una tabella a parte.
- Fissa l’appuntamento mentre il cliente sta scrivendo, su WhatsApp, Instagram o al telefono.
- Evita sovrapposizioni e buchi: rispetta gli orari in cui lavori e le pause che hai impostato.
- Gestisce le richieste «da confermare»: la prenotazione entra in coda e diventa appuntamento solo con il tuo sì, se preferisci così.
Cosa può collegare
Questo agente lavora con i servizi che gli dai in mano. Il collegamento parte da te, e si può togliere in qualsiasi momento.
- Google Calendar
- Gli orari in cui lavori, impostati in Appuntamenti
Come lavora
- Tu imposti gli orari di lavoro e la durata tipica degli appuntamenti; la disponibilità la calcola lui.
- Quando un canale chiede un appuntamento, propone due o tre fasce concrete invece di chiedere «quando le va bene?».
- Scrive l’evento nel calendario con il contatto, il motivo e il riassunto della conversazione.
Un esempio
Un cliente su WhatsApp: «posso venire giovedì?». L’agente guarda il calendario: giovedì mattina hai un cantiere, il pomeriggio è libero dalle 15. Propone 15:00 o 16:30, il cliente sceglie, l’evento è in agenda con nome, telefono e motivo.
Cosa gli serve da te
- Google Calendar collegato.
- Gli orari in cui lavori e quanto dura un appuntamento tipo.
Cosa non fa
- Non sposta o cancella appuntamenti già fissati per conto suo.
- Non gestisce ancora l’annullamento automatico da parte del cliente: quello passa da te.
Domande
Vede tutti i miei impegni personali?
Vede il calendario che colleghi. Se ci tieni separati gli impegni privati, collega il calendario di lavoro.